Организация контроля исполнения документов

· выяснение принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получении справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.

Порядок работы с письменными обращениями граждан с момента их поступления до завершения исполнения отражен в схеме приложения 13.

Контроль за исполнением письменных обращений граждан выполняется

с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8.

В регистрационно-контрольной карточке указываются :

· фамилия, имя, отчество заявителя ;

· первичное или повторное обращение ;

· вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ;

· регистрационный номер и дата получения обращения ;

· адрес заявителя ;

· краткое содержание обращения ;

· поручение губернатора или его заместителей ;

· ответственный исполнитель ;

· сроки исполнения ;

· отметка о снятии с контроля.

Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется губернатором, его заместителями, руководителями структурных подразделений. Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных и устных обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан.

Поручения губернатора, его заместителей по реализации обращений граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их исполнения. В соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и приема граждан направляется исполнителю.

Если поручение по исполнению обращения дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению организует и контролирует тот исполнитель, который указан в поручении первым.

Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно.

В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц. Исполнитель представляет в отдел писем и приема граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную с руководителем, на которого возложен контроль. При этом заявителю должно быть сообщено о переносе срока исполнения.

За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник отдела по письмам и приему граждан напоминает исполнителю о приближении установленного срока. Подготовленный ответ на обращение за подписью губернатора или его заместителей передается исполнителем в отдел писем и приема граждан, где специалисты отдела писем и приема граждан направляют ответ заявителю, а также вносят соответствующие коррективы в базу данных ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован устно или письменно.

Контроль за исполнением устных обращений граждан также осуществляется руководителями аппарата администрации. Для этого проводятся дни личного приема. После беседы с пришедшими на прием руководитель, ведущий прием, принимает одно из решений по обращению1 :

· решение об удовлетворении обращения. При этом дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий ;

· решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы управления, находящиеся в подчинении данного органа управления. При этом на обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя, действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения ;

· решение об отклонении обращения, с сообщением заявителю причины отказа со ссылкой на закон.

Решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом в учетно-контрольную карточку обращений и в ПЭВМ. Контроль за сроками исполнения поручений, данных на личном приеме, осуществляет также отдел писем и приема граждан.

К сожалению, исполнительская дисциплина в работе с обращениями граждан пока еще оставляет желать лучшего. К типичным ошибкам на отдельных этапах работы с обращениями граждан относятся :