Организация контроля исполнения документов

За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения правительственного документа помощник заместителя губернатора предупреждает устно или письменно исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения установленного срока исполнения документа исполнитель представляет письменную информацию о ходе исполнения документа.

В случае, если срок исполнения правительственного документа был определен в течение месяца или более, то заместитель губернатора, как исполнитель указаний губернатора по указам или поручениям Президента Российской Федерации готовит промежуточную информацию о принятых мерах с приложением к ней распорядительных документов губернатора, принятых во исполнение поручений Главы государства в Главное контрольное управление Президента России до истечения первой половины установленного срока. 1

Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Справка о продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения, направляется на согласование заместителю губернатора, установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника в сектор контроля, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку.

Если поручение выполнено в срок, то справки, информация о выполнении поручения за подписью заместителя губернатора направляются в сектор контроля, а затем вместе с оригиналом правительственного

документа передается губернатору для согласования или визы. Причем,

если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка по исполнению должна быть завизирована всеми соисполнителями или содержать ссылку на согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7.

Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению правительственного документа, не требующие

непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены на доработку или выпуск постановлений губернатора.

Если исполнение поручений по правительственному документу требует выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий первому заместителю губернатора на согласование. После принятия губернатором соответствующего распорядительного документа по решению вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.

Анализируя существующую систему контроля за исполнением

поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что :

Контроль за исполнением постановлений губернатора

В системе документооборота контролю за своевременным исполнением документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее.

Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям и

форме поручения, передаются сектором документирования отдела документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.