Контроль исполнения документов, как разновидность

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов 1 :

· распорядительные документы высших органов государственной власти : Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ;

· распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области) ;

· распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся :

· протоколы совещаний при руководителе органа управления ;

· поручения руководителя ;

· входящая корреспонденция ;

· письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов1 :

· постановку документов на контроль ;

· проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей ;

· предварительную проверку и регулирование хода исполнения ;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов ;

· регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов ;

· снятие исполненных документов с контроля.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное за работу с документами. Ответственность за организацию контроля возлагается непосредственно на руководителей структурных

подразделений.